Recuperação de crédito e cobrança telefónica
Lembretes de incumprimento em fase amigável e em grande escala: verificação do titular, ligação de pagamento, promessas com montante e data e, para a sua equipa, os casos que exigem negociação.
Nesta página
Campanhas de saída com IA: cobranças, vendas e fidelização
O agente de voz liga aos seus clientes ou escreve-lhes por WhatsApp para lembrar pagamentos pendentes, apresentar ofertas e recuperar quem há algum tempo não contacta a sua empresa. Verifica que fala com o titular, envia a ligação de pagamento e regista cada gestão no seu painel: o resultado, a promessa de pagamento e os dados que o cliente atualiza.
Módulo incluído no plano de 120 € + IVA por mês · Chamadas de campanha a 0,65 € + IVA por minuto · Consultoria de integração gratuita
3tipos de campanha: cobrança, oferta e promoção
4combinações de chamada e WhatsApp
11resultados possíveis em cada gestão de cobrança
Para empresas com muitos clientes a contactar
Uma campanha de saída é uma lista de clientes a quem o agente de voz liga ou escreve por WhatsApp com um objetivo concreto: cobrar o que está pendente, vender ou fidelizar. Cada contacto termina com um resultado registado no seu painel, que a sua equipa revê sem ouvir as chamadas.
Telecomunicações e serviços de abastecimento
Débitos diretos devolvidos e mensalidades pendentes de milhares de clientes, geridos dentro do horário permitido, com os seus telefones, o seu e-mail e a sua morada atualizados em cada chamada.
Equipas comerciais
Ofertas para os clientes que aceitaram recebê-las. Quem mostra interesse entra no seu funil de vendas e a sua equipa recebe o aviso para dar seguimento à venda.
Fidelização e reativação
Promoções para os seus clientes e campanhas para quem há algum tempo não o contacta, selecionados por etapa do funil, tipo de cliente ou origem.
Cobrança, oferta e promoção, a partir do mesmo painel
Cada campanha é preparada como rascunho: o painel indica-lhe a quantos clientes chega, quem fica de fora e porquê. Ninguém é contactado até que a pessoa proprietária da conta a lance, e pode colocá-la em pausa a qualquer momento.
Cobrança
Cobranças e recuperação de crédito
Lembra os pagamentos pendentes a quem os deve, verifica que fala com o titular e deixa a gestão registada. Chega aos clientes com faturas vencidas, e pode limitá-la por antiguidade da dívida e por montante mínimo.
Oferta
Vendas e captação
Apresenta uma oferta aos clientes que aceitaram recebê-la e passa para o funil de vendas quem mostra interesse. O agente conhece as condições, a validade e os argumentos que lhe indicar.
Promoção
Fidelização
Dá a conhecer uma promoção, com as suas condições e a sua ligação, aos clientes que aceitaram recebê-la. Por WhatsApp, o cliente responde com um botão: «Tenho interesse», «Não, obrigado» ou «Não receber mais».
Uma chamada de cobrança, passo a passo
O agente segue o mesmo protocolo em cada chamada, com cordialidade e sem pressões, e regista o que acontece para que a sua equipa só tenha de intervir nos casos que o exigem.
- As faturas pendentes chegam sozinhas A partir da API do seu sistema a cada poucas horas, de um ficheiro CSV ou Excel, ou do seu webhook. Cada fatura é associada à ficha do respetivo cliente pela referência, pelo documento ou pelo telefone.
- Apresenta-se e verifica o titular Apresenta-se como assistente virtual da sua empresa e avisa que a chamada é transcrita. Antes de mencionar montantes ou faturas, confirma o nome completo e um dado da ficha: documento de identificação, data de nascimento, código postal, número de cliente ou número de fatura.
- Informa com cordialidade Explica que faturas estão pendentes, o seu montante e o seu vencimento, e pede ao cliente que ponha os pagamentos em dia. Se a campanha o incluir, lembra-lhe uma única vez o aviso de ficheiros de solvência.
- Envia a ligação de pagamento por WhatsApp A ligação da própria fatura ou uma do gateway de pagamento da sua empresa, enquanto continua em linha. Os dados do cartão nunca são pedidos por voz.
- Regista o resultado Promessa de pagamento com montante e data, pagamento já efetuado, pedido de pagamento em prestações, dívida contestada ou impossibilidade de pagar, com o respetivo motivo. Os pagamentos em prestações e as contestações ficam para a sua equipa resolver.
- Atualiza os seus dados de contacto Confirma com o cliente e atualiza o seu telefone, outros telefones, o e-mail, a morada e a forma de contacto que prefere. No registo de atividade consta que dados foram alterados.
Se atender outra pessoa, o agente não menciona a dívida nem o motivo concreto da chamada: indica que liga em nome da sua empresa por um assunto relativo à conta e pergunta quando pode falar com o titular. Após duas tentativas de verificação falhadas, a gestão fica registada como «Identidade não verificada».
O pagamento, por ligação e sem desligar
Com o titular verificado, o agente envia a ligação de pagamento por WhatsApp enquanto continua em linha. Se o cliente pagar pelo gateway, as suas faturas são marcadas como pagas e o contacto é fechado automaticamente; com a ligação da sua própria fatura, basta que o seu sistema comunique o pagamento.
Ofertas e promoções para quem as quer receber
As campanhas comerciais chegam apenas aos clientes que aceitaram recebê-las por esse canal. O agente apresenta a oferta, esclarece as dúvidas e, se o cliente mostrar interesse, passa-o para o seu funil de vendas.
Só com consentimento
A aceitação de cada cliente fica na respetiva ficha, por canal, com a data e o texto aceite. Quem não aceitou ou pediu para não ser contactado fica de fora da campanha.
Escolhe os destinatários
Por etapa do funil, tipo de cliente e origem, ou apenas quem está sem contacto com a sua empresa há um determinado número de dias. Antes de a lançar, vê a quantos chega e uma amostra dos destinatários.
A oferta, com as suas condições
Título, descrição, condições, data de validade e ligação. Escreve a apresentação, os argumentos e o encerramento; se deixar um texto vazio, é usado o predefinido do seu setor.
Quem tem interesse, para o funil
O cliente interessado passa para a etapa «Captação» do seu funil de vendas, com aquilo que lhe interessa, e a sua equipa recebe o aviso para lhe ligar.
Se preferir uma pessoa
Se o cliente quiser falar com alguém da sua equipa, fica registado como «Quer falar com uma pessoa» e, por WhatsApp, a conversa passa para a sua equipa.
Remoção imediata
Se o cliente pedir para não receber publicidade, a remoção é aplicada de imediato e o seu número passa para a lista de exclusão. Por WhatsApp, também ao responder «BAJA» ou «STOP».
Cada cliente interessado continua no funil de vendas, com as suas conversas e a análise da IA.
Chamada, WhatsApp ou ambos, com limites
Escolhe o canal de cada campanha. Se o cliente não responder por um, o agente pode tentar pelo outro, sempre dentro do horário e dos limites da campanha.
- Só chamada
- Só WhatsApp
- WhatsApp e, se não responder, chamada
- Chamada e, se não atender, WhatsApp
Horário pensado para as pessoas
De segunda a sexta-feira, das 09:00 às 21:00 no fuso horário da sua empresa. Cada campanha pode reduzi-lo com as suas próprias faixas horárias, até quatro, mas nunca alargá-lo.
Sem insistência
No máximo, uma chamada por dia por cliente, três tentativas de chamada e uma mensagem de WhatsApp por campanha, com as horas entre tentativas que escolher.
WhatsApp com modelos aprovados
É enviado um modelo aprovado pela Meta. Nas campanhas de cobrança, o cliente pode responder com um botão («Mais informações», «Já paguei» ou «Prefiro que me liguem») ou escrever, e o agente responde-lhe.
O que o agente faz sempre e o que nunca faz
As regras de cada chamada não dependem do guião: são aplicadas pela plataforma, para que nenhuma campanha as possa contornar.
Sempre
- Apresenta-se como assistente virtual e avisa que a chamada é transcrita.
- Verifica a identidade do titular antes de falar de uma dívida.
- Respeita a lista de exclusão e os pedidos para não ser contactado, também nas campanhas de cobrança.
- Liga e escreve apenas dentro do horário da campanha.
Nunca
- Revela uma dívida a uma pessoa que não seja o titular.
- Pede dados do cartão por voz.
- Ameaça, pressiona, faz recriminações ou menciona consequências que não constem da campanha.
- Oferece promoções a quem não aceitou recebê-las por esse canal.
Aviso de ficheiros de solvência, só com declaração
Uma campanha de cobrança só inclui este aviso se a pessoa proprietária da conta declarar no painel que a dívida é certa, está vencida e é exigível; que o pagamento foi pedido anteriormente, avisando da possível inclusão no ficheiro, na data que indica; e que a sua empresa comunica os incumprimentos a esse ficheiro. O texto é fixo:
O agente di-lo uma única vez por chamada e nunca a quem não está verificado nem depois de o cliente indicar que a dívida está contestada.
Lista de exclusão
Nenhuma campanha liga nem escreve para os números da sua lista: a Lista Robinson que carregar, os pedidos de remoção dos clientes, que são adicionados automaticamente, e os números que a sua equipa adicionar.
Só a pessoa proprietária da conta pode lançar e retomar campanhas.
A Gestión Smart aplica estas regras em cada chamada e em cada mensagem, mas não presta aconselhamento jurídico: a base jurídica de cada campanha e a comunicação de incumprimentos a ficheiros de solvência são da responsabilidade da sua empresa. Valide a sua configuração com o seu consultor jurídico.
Cada contacto, com o seu resultado e o seu histórico
Os números da campanha atualizam-se com cada chamada e cada mensagem: contactos, pendentes, tratados, fora da campanha e erros, e a contagem por resultado. Clique num resultado para ver apenas esses contactos.
- A gestão de cada contacto: o resultado, a promessa de pagamento, o motivo e os dados que foram alterados, e se foi registada pelo agente ou por uma pessoa.
- As suas chamadas e as suas mensagens: cada chamada abre-se com a respetiva transcrição, e a conversa de WhatsApp, na caixa de entrada.
- A sua equipa decide: pode corrigir o resultado registado pelo agente ou dar o contacto por fechado.
- Controlo da campanha: colocar em pausa, retomar ou cancelar a qualquer momento, e exportar os resultados em CSV.
Ligado ao seu sistema de faturação e ao seu CRM
As faturas chegam do seu sistema e cada gestão volta a ele. A consultoria de integração não tem custos, e as integrações adicionais ficam prontas num máximo de 3 semanas.
Do seu sistema para o painel
- Sincronização por API a cada poucas horas: indica o endereço, a credencial e de que campo sai cada dado. A credencial é guardada cifrada.
- Importação de um ficheiro CSV ou Excel, com uma pré-visualização de como cada linha é lida antes de a importar.
- Notificações do seu sistema por webhook: faturas novas ou atualizadas e pagamentos recebidos, que fecham os contactos que já não devem nada.
- As faturas que não correspondem a nenhuma ficha ficam assinaladas no painel.
Do painel para o seu sistema
- Cada gestão de cobrança, cada alteração de dados de contacto e cada cliente interessado, assim que são registados, através das ligações do painel.
- Exportação dos resultados de cada campanha em CSV.
Campanhas de saída: respostas antes da demonstração
As dúvidas mais habituais antes de lançar a primeira campanha.
O que acontece se atender outra pessoa?
O agente não menciona a dívida nem o motivo concreto da chamada: indica que liga em nome da sua empresa por um assunto relativo à conta e pergunta quando pode falar com o titular. A gestão fica registada como «Não é o titular».
O agente pede dados do cartão numa chamada de campanha?
Não. Com o titular verificado, o agente envia-lhe por WhatsApp a ligação de pagamento da sua fatura ou do gateway de pagamento da sua empresa, e o cliente paga a partir do telemóvel sem desligar. Se pagar pelo gateway, as suas faturas são marcadas como pagas e o contacto é fechado automaticamente.
Preciso do consentimento dos meus clientes?
Para ofertas e promoções, sim: só se contacta quem aceitou recebê-las por esse canal, e a aceitação fica registada na respetiva ficha. Para lembrar um pagamento pendente não é exigido consentimento comercial, mas são sempre respeitados os pedidos para não ser contactado e a lista de exclusão. A Gestión Smart não presta aconselhamento jurídico: valide cada campanha com o seu consultor jurídico.
Quando é que o agente liga?
De segunda a sexta-feira, das 09:00 às 21:00 no fuso horário da sua empresa, ou nas faixas horárias mais restritas que a campanha definir. No máximo, uma chamada por dia por cliente, três tentativas de chamada e uma mensagem de WhatsApp por campanha.
Posso rever e corrigir o que o agente regista?
Sim. A partir de cada contacto abrem-se a respetiva chamada, com a transcrição, e as mensagens de WhatsApp. A sua equipa pode corrigir o resultado ou dar o contacto por fechado, e fica registado quem o fez.
Quanto custam as campanhas de saída?
O módulo está incluído no plano único de 120 € + IVA por mês. As chamadas de campanha são faturadas a 0,65 € + IVA por minuto, à parte dos minutos do plano. As mensagens de WhatsApp são faturadas pela Meta à sua empresa, enquanto titular da conta do WhatsApp Business.
Quanto tempo demora a estar a funcionar?
As campanhas são ativadas na sua conta mediante pedido. As faturas podem ser carregadas a partir de um ficheiro no próprio dia; a sincronização com o seu sistema configura-se a partir do painel e, se precisar de uma integração adicional, fica pronta num máximo de 3 semanas. Por WhatsApp, cada modelo tem de ser aprovado pela Meta antes do primeiro envio.
Posso vê-lo antes de o contratar?
Sim. Numa demonstração de 30 minutos mostramos-lhe uma campanha completa: como se prepara, o que diz o agente e como ficam os resultados no painel. Também pode ligar para o +372 699 1693 e falar com o nosso próprio agente de vendas.
Prepare as suas campanhas connosco
Ajudamo-lo a configurá-las com os seus próprios dados: de onde chegam as faturas, o que diz o agente, por que canais e em que horário. Esta consultoria não tem custos.